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公司OA办公自动化系统全面升级

作者:综合办公室 杨恺 


公司OA办公系统自从2013年底升级改造以来,极大提高了公司员工的办公效率,但同时在使用过程中也暴露出了一些功能上待完善的缺陷。为了适应公司在新时期下的业务发展需要,根据新制定的《OA协同办公系统管理暂行办法》,经公司研究,决定再次全面升级改造现有OA办公系统。

由于此次OA升级改造属于跨版本性质的,完全不同于以往的单纯软件升级,所以前期准备工作就异常繁琐,包括全部300余张表单的重新制作、历史数据的无缝迁移,经过公司办公室与软件代理商项目组成员一个多月夜以继日的不懈努力,顺利完成新旧系统的接驳工作。

通过此次升级,极大完善了OA办公系统的实用功能,以满足公司员工新的日常工作需求。与旧版本A6-M相比,新升级的A6-V5主要改进功能包括:1.系统的稳定性、可扩展性有所增强。在新系统下,相比以往后台实施管理人员的工作更加高效便捷,系统兼容目前最新的电脑操作系统环境以及其他移动端平台;2.可以同时打开多个协同工作的办理事项窗体;3.处理后需要归档时,出现同一事项的重复归档,系统会有提示,节省存储空间;4.可以设置对待办事项进行分类归集,如待办协同、待办表单审批、待办公文等,以及待办事项显示行数;5.支持发送表单或协同时批量上传或下载附件;6.引入微协同,实现与新型社交软件-微信的互联,工作更加便捷;7.打印功能显著改善,显示和设置选项优化提升。

为了保证公司各项业务人员能尽快适应新版本OA系统,公司综合办公室后续组织了新版本OA系统的培训交流会。由用友软件的工程师进行了现场交流,驻外分公司通过视频会议的方式全程参与了培训交流会。根据公司实际使用情况,此次培训交流会主要包括:首先对新版本的OA(A8-V5.6)进行简要介绍;第二针对新旧版本的差异,重点叙述了在功能使用上的几个要点;第三通过现场电脑的实际演示,直观展示出新版本具有的功能及主要变化点;第四与现场业务人员互动交流,并由江工即时解答现场提问,对于新版本系统近一个星期的试用,现场公司业务人员反应热烈,根据自己办公实际提出了相应问题,包括使用中遇到的困惑、对新系统需要做出的改进建议,为方便日后进一步交流,建立了专门的QQ工作群;第五办公室主任对新出台的《OA协同办公系统管理暂行办法》进行了解读,使得OA办公系统走上制度化的规范道路。

新版本OA升级上线后,经过一周的试用,根据系统后台的统计数据,日均在线人数、总访问量相比升级前都有较大提高,由此可以看出新版本系统更高的使用效率。随着时间推移,相信新系统必将更加趋于成熟稳定,推动公司规范化管理上新台阶。

来源:大众物业报

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